Voxori
Bewaar- en vernietigingsbeleid
Hoe lang Voxori welke gegevens bewaart en hoe deze veilig worden vernietigd. Operationeel kader voor afnemers en intern.
1. Beginselen
- Opslagbeperking: gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk (AVG art. 5(1)(e)).
- Wettelijke bewaarplichten gaan vóór; daarbuiten gelden de hieronder opgenomen termijnen.
- Bewaartermijnen zijn versionable en gepubliceerd; afnemers kunnen via het dashboard een kortere termijn instellen.
2. Retentietabel
| Datacategorie | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Account- en afnemergegevens | Duur overeenkomst | Uitvoering overeenkomst |
| Factuur- en boekhoudgegevens | 7 jaar | Art. 52 AWR |
| Transcripties — Voxori Flex | 7 dagen, daarna automatisch gewist | Beleid |
| Transcripties — Voxori Basis en Voxori Compleet | Standaard 24 maanden, instelbaar (korter) | Beleid |
| Transcripties — legacy-pakketten (Starter/Professional/Business) | 7 dagen / 12 mnd / 24 mnd (instelbaar) | Beleid |
| Gespreksaudio | Standaard opgeslagen, max 30 dagen (harde bovengrens); door de afnemer uit te zetten | Beleid + dataminimisatie |
| SMS-logbestanden | 30 dagen | Beleid |
| Servicedeskmeldingen — afgerond (module Voxori Servicedesk) | 24 maanden na de laatste behandeling, daarna automatisch gewist inclusief journaal | Uitvoering overeenkomst — dossiervorming rond een melding |
| Servicedeskmeldingen — openstaand | Zolang de melding in behandeling is; daarna geldt de termijn hierboven | Uitvoering overeenkomst |
| Agenda-events (cache) | Tot herroeping autorisatie + 30 dagen | Uitvoering overeenkomst |
| Boekingen in de eigen agenda-modules, met aantekeningen en geplande berichten | 730 dagen na het einde van de afspraak, daarna automatisch gewist | Uitvoering overeenkomst; opslagbeperking |
| Vrije opmerking bij een boeking (kan gezondheidsgegevens bevatten) | 90 dagen na afloop van de afspraak leeggemaakt | Dataminimisatie |
| Klantdossier van de afnemer (aantekeningen en allergie-/dieetveld) | Tot de afnemer het verwijdert; automatisch gewist wanneer 730 dagen niet bijgewerkt; uiterlijk 30 dagen na einde overeenkomst | Uitvoering overeenkomst; opslagbeperking |
| Kopie van een boeking in de externe agenda van de afnemer | Door Voxori aangemaakte kopie verdwijnt met de boeking (retentie of verwijderverzoek over een verlopen afspraak); na intrekking van de koppeling blijft zij onder beheer van de afnemer | Uitvoering overeenkomst |
| Geheime links (kalenderfeed, reserveringspagina) | Tot vernieuwen of uitschakelen door de afnemer, of einde overeenkomst | Uitvoering overeenkomst |
| Beveiligings- en applicatielogs | 90 dagen | Gerechtvaardigd belang |
| Auditlogs van administratieve handelingen | 24 maanden | Verantwoording |
| Foutmeldings-/crashreports | 30 dagen | Stabiliteit |
| Back-ups | Rolling 30 dagen | Continuïteit |
| Website-/demo-leads | 12 maanden, daarna verwijderd of geanonimiseerd | Marketing |
Herkomst van een websitebezoeker — binnen één bezoek (vx-attr, in de browser van de bezoeker) | Tot het tabblad sluit | Telecomwet art. 11.7a lid 3 (analytics-uitzondering) |
Herkomst van een websitebezoeker — over meerdere bezoeken (vx-attr-lt, in de browser van de bezoeker) | 90 dagen vanaf de aanraking; direct wisbaar door de toestemming in te trekken | Toestemming — AVG art. 6(1)(a) |
Herkomst gekoppeld aan een klant (acq_* op het account) | Duur van de overeenkomst | Gerechtvaardigd belang — weten welk kanaal klanten oplevert |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afwijzing; 1 jaar met toestemming | Werving |
De oude formulering "zolang het abonnement loopt" voor de legacy-pakketten
Professional/Business is destijds vervangen door een concrete standaardtermijn met instelbaarheid via het
dashboard, zodat de AVG-beginselen van opslagbeperking aantoonbaar worden nageleefd.
3. Vernietiging
- Vernietiging gebeurt door overschrijving in de database of door cryptografische wissing van versleutelde back-ups.
- Back-ups worden niet ad-hoc verwijderd; ze vallen uit de rollende retentievenster.
- Vernietiging wordt gelogd in het auditlog.
4. Einde overeenkomst
- Binnen 30 dagen na einde van de overeenkomst worden persoonsgegevens verwijderd of — op verzoek van de Afnemer — geretourneerd, tenzij wettelijke bewaarplicht anders vereist.
- Wettelijk te bewaren gegevens (bijv. facturen) worden afgezonderd en niet meer actief verwerkt.
5. Bijzondere gevallen
- Bij een lopend juridisch geschil of onderzoek kan een legal hold gelden; de relevante gegevens worden dan bewaard tot de hold wordt opgeheven.
- Op verzoek tot wissing (AVG art. 17) wordt binnen één maand beslist; bij meldplichtige bewaarplichten wordt het verzoek beargumenteerd geweigerd.
6. Review
Dit beleid wordt ten minste jaarlijks herzien en bij wezenlijke wijzigingen direct bijgewerkt. Wijzigingen worden gemeld via het sub-verwerkers-/wijzigingenkanaal.